Polityka prywatności
1. Zakres Polityki prywatności
Maelria (dalej „ja”) przywiązuje dużą wagę do ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa danych osobowych. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych związanych z korzystaniem ze strony internetowej, przeglądaniem towarów, składaniem zamówień, dokonywaniem płatności, dostawą oraz kontaktem ze mną.
Polityka ma zastosowanie do danych przekazywanych bezpośrednio przez użytkownika, a także do informacji powstających podczas korzystania ze strony internetowej, realizacji zamówienia oraz korzystania z dostępnych funkcji serwisu.
Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).
2. Administrator danych i dane kontaktowe
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony internetowej i realizacją zamówień jest:
Maelria
Adres:
Japonia, prefektura Aichi, miasto Nagoja, Kita-ku, Nishishigamachi 3-chōme 87, Parkside Sachi 3B, 462-0058
E-mail: service@maelria.com
Telefon: +81 52 683 2749
Godziny kontaktu: od poniedziałku do piątku, 9:50–16:50, z wyłączeniem świąt państwowych.
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się ze mną za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail lub numeru telefonu.
3. Jakie dane osobowe mogą być przetwarzane
Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze strony i może obejmować w szczególności:
imię i nazwisko;
adres dostawy oraz dane potrzebne do realizacji zamówienia;
adres e-mail i numer telefonu;
informacje dotyczące zamówienia, wybranych towarów, zwrotów, wymian i reklamacji;
informacje związane z płatnością i statusem płatności;
dane przekazywane podczas kontaktu z obsługą;
informacje techniczne związane z urządzeniem, przeglądarką i korzystaniem ze strony;
informacje dotyczące ustawień Cookies oraz zgód udzielonych podczas korzystania ze strony;
informacje potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i zapobiegania nadużyciom.
Nie proszę o podawanie danych osobowych, które nie są potrzebne do określonego celu przetwarzania.
Jeżeli użytkownik przekazuje mi dane dotyczące innej osoby, powinien mieć odpowiednią podstawę do ich przekazania oraz, jeżeli jest to wymagane, poinformować tę osobę o sposobie wykorzystania danych.
4. Źródło danych osobowych
Co do zasady dane osobowe otrzymuję bezpośrednio od użytkownika, na przykład podczas składania zamówienia, kontaktowania się ze mną, korzystania z formularza lub wyrażania zgody na określone Cookies.
Niektóre informacje mogą być również przekazywane przez podmioty uczestniczące w realizacji zamówienia, płatności, dostawy, obsłudze technicznej strony lub zapewnieniu bezpieczeństwa systemów, jeżeli jest to konieczne do wykonania określonej usługi.
W przypadku danych uzyskanych z innego źródła ich zakres oraz sposób wykorzystania zależą od celu, dla którego zostały przekazane.
5. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:
przyjmowania i realizacji zamówień;
przygotowania oraz dostarczenia zakupionych towarów;
obsługi płatności i potwierdzania ich statusu;
obsługi zwrotów, wymian, anulowania zamówień i reklamacji;
odpowiadania na pytania oraz prowadzenia korespondencji z użytkownikiem;
wystawiania i przechowywania dokumentów związanych ze sprzedażą;
realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych i prawnych;
zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej;
ochrony strony, systemów i użytkowników przed oszustwami, nadużyciami oraz nieuprawnionym dostępem;
dochodzenia, ustalania lub obrony przed roszczeniami;
obsługi newslettera lub komunikacji marketingowej, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę albo istnieje inna właściwa podstawa prawna;
analizy korzystania ze strony i poprawy jej funkcjonalności, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy i odpowiednie zgody.
Dane nie są wykorzystywane do celów niezgodnych z celem, dla którego zostały zebrane, chyba że dalsze przetwarzanie jest dopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów.
6. Podstawy prawne przetwarzania
W zależności od sytuacji dane osobowe mogą być przetwarzane na następujących podstawach:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem, w szczególności w związku z zamówieniem, płatnością, dostawą, zwrotem lub obsługą zapytania dotyczącego zakupu;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych lub związanych z przechowywaniem dokumentacji;
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy użytkownik wyraził zgodę na określone przetwarzanie, na przykład na otrzymywanie komunikacji marketingowej lub wykorzystanie określonych Cookies;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów, takich jak ochrona strony, zapobieganie oszustwom, zapewnienie bezpieczeństwa, obsługa roszczeń lub dochodzenie i obrona przed roszczeniami.
Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, użytkownik może ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
7. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom trzecim wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonego celu. W zależności od sytuacji odbiorcami danych mogą być następujące kategorie podmiotów:
operatorzy płatności i instytucje finansowe – w celu obsługi płatności, potwierdzania transakcji, zwrotów środków oraz zapobiegania nadużyciom związanym z płatnościami;
przewoźnicy, operatorzy logistyczni i podmioty zajmujące się dostawą – w celu przygotowania i dostarczenia zamówienia, w tym w celu kontaktu z odbiorcą w sprawie dostawy;
dostawcy usług hostingowych, infrastruktury IT i utrzymania strony internetowej – w celu zapewnienia działania serwisu, przechowywania danych, utrzymania systemów i bezpieczeństwa technicznego;
dostawcy narzędzi do komunikacji i obsługi klienta – w celu obsługi wiadomości e-mail, zapytań, zgłoszeń, zwrotów, wymian i reklamacji;
dostawcy usług księgowych, rachunkowych i administracyjnych – w zakresie niezbędnym do prowadzenia dokumentacji sprzedaży i realizacji obowiązków prawnych;
dostawcy usług związanych z bezpieczeństwem, wykrywaniem nadużyć i ochroną systemów – w zakresie koniecznym do ochrony strony, transakcji oraz użytkowników;
dostawcy narzędzi analitycznych, Cookies i technologii internetowych – wyłącznie w zakresie odpowiednim dla konkretnego narzędzia oraz, jeżeli jest to wymagane, po uzyskaniu zgody użytkownika;
doradcy prawni, księgowi oraz inni profesjonalni usługodawcy – jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do ochrony praw, obsługi roszczeń lub wykonania obowiązków prawnych;
organy publiczne, sądy, organy podatkowe i inne uprawnione instytucje – jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa lub jest to niezbędne do wykonania prawnego obowiązku;
inne podmioty uczestniczące w realizacji konkretnego zamówienia lub usługi – wyłącznie wtedy, gdy przekazanie danych jest konieczne do wykonania danego celu.
Podmioty przetwarzające dane w moim imieniu otrzymują dostęp wyłącznie do danych niezbędnych do wykonania powierzonego zadania i, jeżeli wymagają tego przepisy, działają na podstawie odpowiednich ustaleń dotyczących przetwarzania danych.
8. Płatności i dane związane z transakcją
W celu realizacji płatności nie muszę samodzielnie przetwarzać pełnych danych instrumentu płatniczego, jeżeli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora płatności.
W takim przypadku odpowiednie dane mogą być przekazywane operatorowi płatności w zakresie koniecznym do autoryzacji transakcji, potwierdzenia płatności, realizacji zwrotu środków oraz zapobiegania nadużyciom.
Szczegółowy zakres danych przetwarzanych przez danego operatora może zależeć od wybranej metody płatności.
9. Dostawa i dane przekazywane przewoźnikom
W celu dostarczenia zamówienia mogę przekazać przewoźnikowi lub operatorowi logistycznemu dane niezbędne do realizacji dostawy, w szczególności imię i nazwisko, adres dostawy, numer telefonu, adres e-mail oraz informacje dotyczące przesyłki.
Zakres przekazywanych danych jest ograniczony do informacji potrzebnych do prawidłowego wykonania dostawy oraz kontaktu w sprawach związanych z przesyłką.
10. Cookies i podobne technologie
Strona może korzystać z plików Cookies oraz podobnych technologii.
Cookies mogą służyć między innymi do:
zapewnienia prawidłowego działania strony;
utrzymania sesji i funkcji koszyka;
zapamiętywania wybranych ustawień;
zapewnienia bezpieczeństwa;
analizy korzystania ze strony;
poprawy funkcjonalności serwisu;
prowadzenia określonych działań marketingowych, jeżeli jest to dozwolone i użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
Cookies niezbędne do działania strony mogą być wykorzystywane bez odrębnej zgody, jeżeli ich stosowanie jest konieczne do świadczenia żądanej usługi.
Cookies, które nie są niezbędne, są wykorzystywane zgodnie z obowiązującymi wymaganiami dotyczącymi zgody.
Użytkownik może zarządzać zgodami za pomocą dostępnych ustawień Cookies oraz ustawień swojej przeglądarki. Ograniczenie niektórych Cookies może spowodować, że część funkcji strony nie będzie działać prawidłowo.
11. Marketing i komunikacja elektroniczna
Jeżeli użytkownik zapisze się na newsletter lub wyrazi zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych, dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do przesyłania takich informacji w zakresie objętym udzieloną zgodą.
Użytkownik może w dowolnym momencie wycofać zgodę na komunikację marketingową lub sprzeciwić się wykorzystywaniu danych do celów marketingu bezpośredniego.
Rezygnacja z komunikacji marketingowej nie wpływa na możliwość korzystania ze strony ani na realizację już zawartej umowy.
12. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane osobowe mogą być analizowane przy wykorzystaniu narzędzi technicznych, statystycznych lub analitycznych w zakresie związanym z funkcjonowaniem strony.
Nie podejmuję wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych, chyba że takie przetwarzanie jest dopuszczalne na podstawie RODO i użytkownik otrzyma wymagane prawem informacje.
Jeżeli w konkretnym przypadku stosowane byłoby profilowanie lub zautomatyzowane podejmowanie decyzji objęte art. 22 RODO, odpowiednie informacje dotyczące takiego przetwarzania zostaną przedstawione użytkownikowi zgodnie z obowiązującymi przepisami.
13. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowuję przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
Dane związane z zamówieniem i umową są przechowywane przez okres potrzebny do realizacji umowy, obsługi zwrotów, wymian i reklamacji, a następnie przez okres wymagany przez przepisy dotyczące dokumentacji sprzedażowej, podatkowej lub rachunkowej.
Dane związane z dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami mogą być przechowywane przez okres odpowiadający terminom przedawnienia właściwych roszczeń, z uwzględnieniem ewentualnych postępowań.
Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna uzasadniająca ich dalsze przechowywanie.
Dane wykorzystywane do celów marketingowych są przechowywane do czasu wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania podstawy prawnej prowadzenia danego działania.
Dane techniczne i informacje związane z bezpieczeństwem systemów są przechowywane przez okres odpowiedni do zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i analizy zdarzeń.
Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane, anonimizowane lub przestają być wykorzystywane w zakresie, w którym nie istnieje już podstawa do ich dalszego przechowywania.
14. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W związku z organizacją działalności i obsługą zamówień dane osobowe mogą być przekazywane do Japonii.
Komisja Europejska uznaje Japonię za państwo zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych na podstawie decyzji dotyczącej adekwatności przyjętej na podstawie art. 45 RODO. Oznacza to, że przekazywanie danych osobowych z Europejskiego Obszaru Gospodarczego do Japonii może odbywać się na podstawie tej decyzji bez konieczności stosowania dodatkowych zabezpieczeń przewidzianych dla transferów do państw bez decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony.
Jeżeli w konkretnym przypadku dane byłyby przekazywane do innego państwa trzeciego, stosowany będzie odpowiedni mechanizm transferu wymagany przez RODO, zależnie od okoliczności, w szczególności decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO.
Użytkownik może zwrócić się do mnie o informacje dotyczące zastosowanego mechanizmu transferu danych oraz odpowiednich zabezpieczeń, jeżeli są one wymagane.
15. Prawa osoby, której dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO użytkownik może korzystać z następujących praw:
prawa dostępu do swoich danych osobowych;
prawa do uzyskania informacji o sposobie i celu ich przetwarzania;
prawa do otrzymania informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
prawa do sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
prawa do usunięcia danych, jeżeli spełnione są warunki określone w RODO;
prawa do ograniczenia przetwarzania danych;
prawa do przenoszenia danych w przypadkach określonych w RODO;
prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
prawa do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
prawa do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.
Zakres poszczególnych praw może zależeć od podstawy prawnej i okoliczności konkretnego przetwarzania.
16. Prawo do przenoszenia danych
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub jest niezbędne do wykonania umowy oraz odbywa się w sposób zautomatyzowany, użytkownik może, w zakresie przewidzianym przez RODO, otrzymać dotyczące go dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie.
W przypadkach przewidzianych prawem użytkownik może również żądać przekazania tych danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
Prawo do przenoszenia danych nie obejmuje wszystkich danych przetwarzanych przez administratora i ma zastosowanie wyłącznie w zakresie określonym w RODO.
17. Prawo do sprzeciwu
Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO, użytkownik może wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją.
Jeżeli dane są wykorzystywane do celów marketingu bezpośredniego, użytkownik może wnieść sprzeciw w dowolnym momencie. Po wniesieniu skutecznego sprzeciwu dane nie będą dalej przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego, z zastrzeżeniem przypadków, w których dalsze przetwarzanie jest wymagane lub dozwolone na podstawie przepisów prawa.
18. Realizacja praw użytkownika
Wniosek dotyczący danych osobowych można przesłać na adres:
service@maelria.com
Telefon: +81 52 683 2749
Wniosek powinien w miarę możliwości wskazywać prawo, z którego użytkownik chce skorzystać, oraz informacje pozwalające na prawidłowe zidentyfikowanie żądania.
Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości dotyczące tożsamości osoby składającej wniosek, mogę poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do jej potwierdzenia. Nie będę jednak żądać więcej danych identyfikacyjnych, niż jest to potrzebne do prawidłowego rozpatrzenia wniosku.
Na żądania dotyczące praw wynikających z RODO odpowiadam bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach przewidzianych przez RODO termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, z uwzględnieniem obowiązku poinformowania użytkownika o przyczynach przedłużenia.
19. Prawo do wniesienia skargi
Jeżeli użytkownik uważa, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO, może najpierw skontaktować się ze mną w celu wyjaśnienia sprawy.
Użytkownik ma również prawo złożyć skargę do organu nadzorczego właściwego zgodnie z RODO, w szczególności do organu właściwego dla jego miejsca zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca, w którym doszło do domniemanego naruszenia.
W Polsce organem nadzorczym jest:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
UODO potwierdza, że osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa UODO w przypadku naruszenia praw wynikających z RODO. W sprawach transgranicznych możliwe jest również zastosowanie mechanizmu współpracy organów nadzorczych przewidzianego w RODO.
20. Bezpieczeństwo danych
Podejmuję odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
Zakres stosowanych środków ochrony jest dostosowywany do charakteru danych, celów przetwarzania oraz ryzyka związanego z danym procesem.
Dostęp do danych jest ograniczany do osób i podmiotów, które potrzebują go do wykonania określonych zadań lub obowiązków.
W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych podejmowane są działania wymagane przez obowiązujące przepisy.
21. Dane osób małoletnich
Strona nie jest przeznaczona do świadomego pozyskiwania danych osobowych dzieci w zakresie, w którym obowiązujące przepisy wymagają szczególnych warunków dotyczących zgody lub korzystania z usług online.
Jeżeli okaże się, że dane osobowe dziecka zostały przekazane bez wymaganej podstawy prawnej, można skontaktować się ze mną pod adresem service@maelria.com w celu wyjaśnienia sytuacji.
22. Aktualizacje Polityki prywatności
Niniejsza Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu przetwarzania danych, wykorzystywanych narzędzi, zakresu świadczonych usług lub obowiązujących przepisów.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie internetowej.
Jeżeli zmiana będzie istotna dla sposobu korzystania z danych osobowych, odpowiednia informacja może zostać przedstawiona użytkownikom w sposób dostosowany do charakteru zmiany.
23. Kontakt w sprawach prywatności
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, korzystania z praw wynikających z RODO lub sposobu przetwarzania danych można skontaktować się ze mną:
Maelria
Adres:
Japonia, prefektura Aichi, miasto Nagoja, Kita-ku, Nishishigamachi 3-chōme 87, Parkside Sachi 3B, 462-0058
E-mail: service@maelria.com
Telefon: +81 52 683 2749
Godziny pracy: od poniedziałku do piątku, 9:50–16:50, z wyłączeniem świąt państwowych.